Modification de la facture pro forma

Introduction

• Ce article présente la méthode de modification des données saisies sur les factures proforma impayées ;

Exigences

• Compte client Hostico;
• Facture pro forma impayée;
  Un contrat de sous-traitance valide;

Étapes

• Les modifications de la facture proforma ne peuvent être effectuées que si l'utilisateur est connecté au compte client Hostico et dispose d'un sous-contrat valide ;
• Si vous rencontrez des difficultés pour accéder au compte client Hostico, vous pouvez consulter l'article : Authentification (Connexion) dans le compte client Hostico;
• Après vous être connecté à votre compte, allez dans la section Financier;
• Sur la page ouverte, toutes les factures trouvées dans le compte seront affichées. Naviguez vers la facture pro forma pour laquelle vous souhaitez modifier les données et cliquez sur le code pro forma (par exemple, 255366);

• Dans la fenêtre ouverte, les données actuelles utilisées au niveau proforma seront affichées, ainsi que les montants correspondants ;
• Depuis ici, accédez à la section Modifier les informations de facturation, sur le côté droit de l'écran ;
  Nous sélectionnerons le sous-contact pour lequel nous voulons que la facture soit modifiée, puis nous confirmerons le processus avec le bouton OUI;

• Si vous n'avez pas de sous-contact dans le compte client, un message s'affichera pour vous en informer. Pour ajouter un sous-contact supplémentaire, cliquez sur Nouveau Contact;

• Remplissez tous les champs correctement et sélectionnez les autorisations que vous souhaitez accorder au sous-contact. Si vous ne souhaitez pas accorder d'autorisations supplémentaires et que le sous-contact ne sera utilisé que pour modifier les factures futures, il n'est pas nécessaire de cocher les cases sur la page.

• Important! - Dans le cas de nouveaux sous-contacts (qui n'ont pas été utilisés pour la facturation auparavant), la modification des données n'est pas instantanée, et un message sera affiché à cet égard. Le service commercial vérifiera la demande soumise et approuvera le sous-contact pour la facturation, ainsi les futures demandes de modification sur ces sous-contacts seront automatiquement approuvées.
• Si les données saisies dans le sous-contrat ne sont pas correctes/réelles, elles ne seront pas validées et ne pourront donc pas être utilisées pour la facturation. Dans ces cas, il est nécessaire de mettre à jour les données saisies.
• Les sous-contacts valides peuvent être identifiés par le marqueur :
  
• Si vous avez besoin d'informations supplémentaires concernant l'ajout ou la gestion d'un sous-contact, nous vous recommandons de consulter l'article : Ajout d'un sous-contact

Remarque

• Veuillez vous assurer que les données saisies pour le sous-contact sont correctes et conformes à la réalité. Hostico n'approuvera que les contacts ayant des données réelles et identifiables, mais n'assume aucune responsabilité en cas de facturation fiscale émise avec des données incorrectes dues à la saisie d'informations erronées ;
• Modifier les données d'une proforma ne signifie pas implicitement émettre la facture sur la base de ces données. Vous devez vous assurer que le paiement est effectué au nom de l'entreprise mentionnée sur la proforma. Pour les méthodes de paiement actuelles, cela signifie :
  1. Virement Bancaire - Le nom et le CUI de l'entreprise doivent être spécifiés par le payeur ou dans le pied de page sous les détails du payeur ;
  2. Carte de Crédit - Avec ce mode de paiement, le payeur ne peut pas être directement identifié, et la facture sera émise directement sur la base des données trouvées dans la proforma.
• La modification des pro formas peut être effectuée plusieurs fois ; si le sous-contrat a été initialement rempli de manière incorrecte, il peut être révisé et la procédure demandée à nouveau ;
• Au moment de la génération d'un sous-contrat, tous les champs ne sont pas obligatoires. Dans le cas des particuliers, le nom de l'entreprise et le numéro de registre du commerce ne doivent pas être remplis;
• Si les données saisies ne sont pas suffisantes pour identifier le payeur, la facture sera automatiquement revertie aux données du compte client Hostico;
• Dans le cas des individus, le CNP est obligatoire.